การจัดการกับปริมาณอีเมลที่ล้นระบบเป็นปัญหาที่หลายองค์กรต้องเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานเช่น ธนาคาร ประกันภัย หรือโรงงานอุตสาหกรรม ที่ได้รับอีเมลจากลูกค้า ซัพพลายเออร์ และหน่วยงานกำกับดูแล หรือธุรกิจอื่นๆ ที่ต้องรับมือกับการสื่อสารจากลูกค้าและคู่ค้า แอดมินอ่านบทความของ UiPath เรื่อง “ธนาคารเอาชนะปัญหาอีเมลล้นระบบด้วยระบบอัตโนมัติ”ได้กล่าวถึงการนำเทคโนโลยีอัตโนมัติมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการอีเมล ซึ่งประสบความสำเร็จในการช่วยองค์กร ให้ลดภาระงานที่ซับซ้อนและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการจัดการด้วย manual จึงได้นำมาผนวกเพิ่มเติมกับความสามารถของ GenAI และพร้อมไปด้วยยก ตัวอย่าง use case ที่เคยทำในอุตสาหกรรมต่างๆ เรามาเริ่มด้วย solution ที่ UiPath เตรียมไว้ และการประยุกต์ใช้ในธุรกิจกันดีกว่า
UiPath Communication Mining และ GenAI กับ Email Automation
UiPath นำเสนอโซลูชันที่การจัดการอีเมล ด้วยการประยุกต์ UiPath Communication Mining และ UiPath GenAI ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถทำความเข้าใจเนื้อหาในอีเมลได้ดียิ่งขึ้น และสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
UiPath Communication Mining ช่วยในการคัดกรองและแยกประเภทเนื้อหาในอีเมลโดยอัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจว่าจะส่งต่อไปให้ใครหรือจะต้องดำเนินการอย่างไร โดยมีฟีเจอร์หลักได้แก่:
- Natural Language Processing (NLP): ใช้เทคโนโลยี NLP เพื่อวิเคราะห์และเข้าใจเนื้อหาของอีเมลอย่างลึกซึ้ง รวมถึงแยกแยะความตั้งใจของผู้ส่ง
- Auto Categorization: ระบบสามารถจัดประเภทอีเมลโดยอัตโนมัติตามหมวดหมู่ต่างๆ เช่น คำร้องเรียน คำถาม หรือการแจ้งเตือน
- Sentiment Analysis: วิเคราะห์อารมณ์ของผู้ส่งเพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่ต้องตอบกลับก่อน
ในขณะที่ UiPath GenAI มีฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตอบอีเมล ได้แก่:
- AI-Powered Email Drafting: สามารถสร้างเนื้อหาอีเมลที่ตอบกลับได้อย่างมีความเป็นธรรมชาติและสอดคล้องกับสถานการณ์
- Adaptive Learning: ระบบเรียนรู้จากคำตอบที่พนักงานเลือกใช้และปรับปรุงคุณภาพการสร้างเนื้อหาอัตโนมัติตามบริบท
- Customizable Templates: สามารถสร้างเทมเพลตคำตอบอัตโนมัติที่เหมาะสมกับประเภทอีเมลต่างๆ เช่น การแจ้งการยืนยัน การติดตามผล หรือการอัปเดตข้อมูล
ตัวอย่างการใช้งาน Email Automation ในอุตสาหกรรมอื่นๆ
1. อุตสาหกรรมประกันภัย
บริษัทประกันภัยมักจะได้รับอีเมลจำนวนมากจากลูกค้าที่ต้องการเคลมประกันหรือสอบถามข้อมูลต่างๆ การประยุกต์ใช้ UiPath Communication Mining จะช่วยในการคัดกรองประเภทของอีเมล เช่น การแจ้งเคลม การสอบถามเงื่อนไขกรมธรรม์ และคำร้องต่างๆ ขณะที่ GenAI จะช่วยในการสร้างคำตอบที่เหมาะสมสำหรับคำถามทั่วไป ทำให้กระบวนการตอบสนองลูกค้ารวดเร็วขึ้นและลดภาระงานของพนักงาน
- การแจ้งเคลมประกัน: Communication Mining ช่วยแยกอีเมลเกี่ยวกับเคลม และ GenAI ช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องใช้
- การสอบถามรายละเอียดกรมธรรม์: สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับเงื่อนไขการประกันภัยและการคุ้มครองได้อย่างรวดเร็ว
- การขอข้อมูลเพิ่มเติม: ระบบสามารถระบุและส่งต่ออีเมลที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมไปยังทีมที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ
2. โรงงานผลิตเสื้อผ้าแบบ OEM (OEM Manufacturing for International)
โรงงานที่ผลิตสินค้าให้กับแบรนด์ต่างๆ มักต้องรับอีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับการสั่งซื้อ การเปลี่ยนแปลงการออกแบบ หรือการติดตามสถานะการผลิต UiPath Communication Mining สามารถช่วยจัดกลุ่มอีเมลและส่งต่อไปยังทีมที่รับผิดชอบ ขณะที่ UiPath GenAI สามารถช่วยเขียนอีเมลอัพเดตสถานะการผลิตหรือคำตอบเกี่ยวกับกระบวนการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การยืนยันคำสั่งซื้อ: ใช้ Communication Mining เพื่อแยกประเภทอีเมลคำสั่งซื้อและใช้ GenAI ในการสร้างอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ
- การเปลี่ยนแปลงการออกแบบ: ระบบสามารถระบุอีเมลที่มีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบและส่งต่อไปยังทีมออกแบบโดยตรง
- การติดตามสถานะการผลิต: GenAI ช่วยสร้างอีเมลอัพเดตสถานะการผลิตให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ
3. อุตสาหกรรมการผลิต
ในอุตสาหกรรมการผลิต อีเมลจากซัพพลายเออร์และลูกค้าเกี่ยวกับคำสั่งซื้อหรือปัญหาคุณภาพของสินค้าสามารถจัดการได้ด้วย UiPath Communication Mining ที่จะช่วยในการวิเคราะห์และแยกประเภทของอีเมล ขณะที่ UiPath GenAI สามารถช่วยสร้างข้อความตอบกลับ เช่น การยืนยันการสั่งซื้อหรือการให้ข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการผลิตได้อย่างรวดเร็วและชัดเจน
- การยืนยันคำสั่งซื้อ: Communication Mining ช่วยจัดประเภทอีเมลที่เกี่ยวกับคำสั่งซื้อ และ GenAI สร้างข้อความยืนยันการสั่งซื้ออัตโนมัติ
- การแจ้งปัญหาคุณภาพสินค้า: ระบบสามารถแยกประเภทอีเมลที่แจ้งปัญหาคุณภาพและส่งต่อไปยังทีมควบคุมคุณภาพ รวมถึงช่วยเขียนอีเมลตอบกลับเบื้องต้น
- การสั่งซื้อวัตถุดิบ: ใช้ Communication Mining เพื่อจัดการกับอีเมลการสั่งซื้อวัตถุดิบ และ GenAI ช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดส่งหรือสถานะการสั่งซื้อ
ประโยชน์จากการนำ Email Automation มาใช้
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ลดเวลาในการตอบอีเมล ทำให้พนักงานของเรามุ่งเน้นงานที่มีมูลค่าสูงกว่าได้ เช่นการพูดคุย เจรจาต่อรอง สร้างความสัมพันธ์
- ลดข้อผิดพลาด: การประมวลผลอีเมลด้วยระบบอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยการ manual ที่น่าเบื่อ
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า: การตอบสนองที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพช่วยให้ลูกค้ารู้สึกพึงพอใจในบริการ
สรุป
การนำ UiPath Communication Mining และ UiPath GenAI มาช่วยในการทำ Email Automation ไม่เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังช่วยลดภาระของพนักงานและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นธนาคาร บริษัทประกัน โรงงานผลิตเสื้อผ้า หรืออุตสาหกรรมอื่นๆ การนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อปรับปรุงการจัดการอีเมลถือเป็นก้าวสำคัญสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัล
หากคุณสนใจศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการอีเมลด้วยระบบอัตโนมัติ สามารถเข้าไปอ่านบทความของ UiPath ได้ที่นี่ UiPath Blog ครับ
ที่ automat เรา implement solution พวกนี้มาสักระยะ มี use case มาแชร์อยู่เรื่อยๆ โปรดติดตาม blog ของพวเรา หวังว่าจะเป็นประโยชน์ครับ