ในทุกวันนี้หลายๆองค์กรทำโครงการ Digital Transformation ไปในหลากหลายในทุกวันนี้หลายองค์กรทำโครงการ Digital Transformation ไปในหลากหลายทิศทาง บทความวันนี้จะแชร์ในอีกหนึ่งมุมมองโดยเน้นที่ “ทรัพยากรบุคคล” ที่น่าจะสำคัญมากที่สุดสำหรับองค์กรที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางที่ท้าทายมากๆ จะดีกว่านี้หรือไม่หากเราขับเคลื่อนกระบวนการนวัตกรรมผ่าน “ความเห็นชอบ” โดยให้เครื่องมือที่ไปช่วยลดการทำงานซ้ำๆ ปริมาณมาก ให้พนักงานไปทำงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ การตัดสินใจยากๆแทน และให้โอกาสกับพนักงานด่านหน้า ที่เค้า “เห็น” ปัญหาที่ชัดเจนกว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ขับเคลื่อนโครงการสู่ความสำเร็จ
ไม่แปลกเมื่อโดยปกติการนำโครงการจะเป็นในลักษณะบน-ล่าง โดยผู้บริหารโครงการจะอาจจะเป็น CIO หรือทีมงานบริหารโครงการที่มักจะมองไปในบนกว้างโดยเริ่มจากระบบ (systems) หรือกระบวนการ (workflows) ซึ่งเรามักจะพบระบบในกระบวนการต่างๆที่ไม่ต่อเชื่อมและทำให้เกิดความซับซ้อนในการแก้ไข ทำให้การพัฒนาล่าช้าและต้องใช้เทคโนโลยีใหม่ๆในการจัดการ ซึ่งก็ตามมาด้วยต้นทุนที่สูงและใช้ระยะเวลานาน แต่เมื่อลองมา “คิดแบบกลับหัว” Bottom-up เราจะเห็นได้ว่าพนักงานด่านหน้าจะใกล้ชิดและ “รู้ปัญหา” ดีกว่า เค้ารู้ว่างานไหนสำคัญ งานไหนต้องทำบ่อยแค่ไหนดีกว่าทีมงานโครงการ ถ้าองค์กรให้เครื่องมือพร้อมความรู้ในการจัดการได้ พนักงานจะให้ความร่วมมือเป็นอย่างดีเพราะเครื่องมือที่เราให้เขานั้น “ตอบโจทย์” กับแผนกหรือตัวเขาโดยตรง และระบบจะถูกปรับเป็นดิจิตอลโดยอัตโนมัติเพราะเขาจะเป็นผู้โหวต ผู้เห็นชอบและให้ความร่วมมือกับการปรับเปลี่ยนกระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติ (robots) เอง หรือแม้กระทั่งเป็นผู้สร้าง ผู้ดูแลและใช้งานเองด้วย เมื่อทุกคนในทีมร่วมใจ ไร้แรงต่อต้านและใช้เครื่องมือที่ง่ายก็จะทำให้การปรับกระบวนการจาก manual process – digital process ผ่านการทำ automation เป็นได้ดั่งที่วางแผนกันเอาไว้
ทั้งนี้ IDC ได้มีบทวิจัยที่พูดถึงความพึงพอใจถึง 71% เมื่อมีเครื่องมือ (robots) มาช่วยพนักงานที่อยู่ด่านหน้า เราจะได้ปริมาณพร้อมจำนวนคุณภาพของ robots ที่จะมาช่วยงานกระบวนที่ต้องทำบ่อยๆได้โดยอัตโนมัติ โดยอาจจะแบ่งวิธีการทำงานร่วมกันระหว่าน คน vs หุ่นยนต์ (robots) ได้หลากหลายแนวทางดังนี้
- การแบ่งเบาภาระงานให้กับ robots ไปทำแทน (คนสั่งให้ robots ไปทำแทนเลย)
- การพูดคุยและประสานงานกับ robots (robots ทำแล้วมาถามหากเจอเงื่อนไขต่างๆว่าต้องทำอะไรต่อ)
- ทำงานควบคู่กันไป ไม่รบกวนซึ่งกันและกัน (ต่างฝ่ายต่างทำงานประสานกัน ในเวลาเดียวกันได้)
- เชื่อมต่อระหว่างคนและ robots ด้วย web application หรือ mobile เป็นต้น (ไร้รอยต่อ)
สู่ยุคของ “Democratize Innovation” การฟังเสียงส่วนมากเพื่อการพัฒนานวัตกรรม โดยหลักคิดคือองค์กรให้ความรู้เรื่องระบบอัตโนมัติ องค์ความรู้ในเครื่องมือทางเทคนิคที่เหมาะสมกับพนักงานในแผนกต่างๆ และให้ทุกคนมี “สิทธิ์” ในการออกไอเดียในการเลือกพัฒนา robots สำหรับกระบวนการต่างๆ สิทธิ์ในการใช้เครื่องมือเหล่านี้ก็เพื่อตอบโจทย์งานในปัจจุบันของเขานั่นเอง โดยเราแบ่งเครื่องมือนี้ออกเป็นสองรูปแบบ (ยกตัวอย่างจาก RPA platform – UiPath) เพื่อให้องค์กรขับเคลื่อนไปสู่การเป็น Fully automated enterprise อีกทั้งยังคำนึงถึงการควบคุมนโยบายองค์กรที่ถูกต้องและรัดกุมอีกด้วย
- การให้ช่องทางในการออกไอเดีย ระดมความคิด และการให้เครื่องมือที่ง่ายในการพัฒนา robots ขึ้นมาจากตัวพนักงานด่านหน้าเอง – UiPath StudioX, Automation Hub
- การใช้เครื่องมือที่ช่วยให้การเข้าถึง robots ง่ายขึ้นไปอีก เช่นเข้าถึง สั่งงาน ติดตาม robots ผ่านทาง Mac, Mobile หรือ web application เป็นต้น – UiPath Assistant, UiPath App
หมายเหตุ – การขยายการใช้งาน robots โดยไม่ลืมแนวคิดของ Governance (นโยบาย ความปลอดภัยและความถูกต้อง) – UiPath Orchestrator
สรุป บทความนี้จะเน้นไปถึงแนวคิดใหม่ที่องค์กรในยุคนี้ต้องคำนึงถึง หากอยากจะประสบความสำเร็จในการทำ Digital Transformations และการปรับปรับระบบในปัจจุบันให้เป็นระบบอัตโนมัติและปรับให้เป็นดิจิตอล โดยการใช้เครื่องมือที่ง่ายและได้รับการยอดรับจากพนักงานทุกฝ่าย ทุกแผนก เพราะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พวกเขา “โหวต” หรือ “สร้าง” หรือ “กำหนด” ได้ด้วยตนเอง โดยทุกอย่างจะอยู่ในความควบคุมในด้านนโยบายความถูกต้องและปลอดภัย ซึ่งไม่แน่ว่าในอนาคตอันใกล้ ทุกคนในองค์กรจะสามารถใช้งาน สร้าง robots ได้เหมือนทุกวันนี้ที่ในทุกองค์กรจะให้ อีเมลแอคเค้าน์ พื้นที่จัดเก็บ หรือระบบ office ใช้กันทุกคน
อ้างอิงจาก
Gartner predicts (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-21-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-software-revenue-to-reach-nearly-2-billion-in-2021)
A_Robot_for_Eevery_Person_White_Paper (https://www.uipath.com/rpa/robot-every-person)