8 ไอเดียง่ายๆ สู่ความสำเร็จของระบบอัตโนมัติ “Automate to Thrive : 8 steps to launch you automation journey” #1

หลายคนเห็นไปกันแล้วว่าทุกวันนี้ RPA ไม่ใช่เพียงนวัตกรรมหนึ่งในองค์กรแล้ว แต่เป็น “สิ่งที่ขาดไม่ได้” สำหรับพนักงานไปเสียแล้ว เหมือนได้ “ผู้ช่วยดีๆ” มาแบ่งเบาภาระงานเช่น การคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบ การต้องรวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงาน การทำข้อมูลเงินเดือน ทั้งหมดล้วนเป็นงานที่ต้องใช้เวลา พลังกายเยอะมาก จะดีกว่าถ้ามี “ผู้ช่วย” มาแบ่งเบาหรือไม่ก็ทำแทนไปเลย

วันนี้มาเล่าเนื้อหาบทความดีๆ ในการเริ่มต้นและประสบความสำเร็จไปกับ “การเดินทาง” สู่ระบบอัตโนมัติ หรือ RPA กันครับ ไอเดียดีๆเหล่านี้ได้จากการสำรวจความคิดเห็นของผู้ใช้งานจริง และพิสูจน์มาแล้วว่า “มันใช่เลย” มาดูว่า 8 แนวคิดมีอะไรกันบ้าง

Just do it
Start small, fail fast
Get tech-savvy employees as RPA advocates
Win over your employees
Training for the future
Do not set and forget
Get IT on board
Understand what customers want

ไอเดียที่หนึ่ง | จงเริ่ม และทำมันซะ

ประโยคทองของไนกี้ใช้ได้ดีกับเรื่องนี้ หลายๆครั้งอุปสรรคที่มาตั้งแต่เริ่มคือหลายๆคนคิดว่า RPA จะมาเปลี่ยนแนวทางการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ทุกอย่างที่ทำต้อง automatic ทั้งหมดจนลืมไปว่า การเริ่มต้นอย่างง่ายๆ เข้าใจก่อนว่า RPA จะมาช่วยลดเวลาคนทำงาน ลดความผิดพลาด และหากระบวนการง่ายๆมาพิสูจน์ให้เห็นกันก่อนค่อยต่อขยายออกไป หลายองค์กรคิดและมองไกลจนสุดท้ายเริ่มช้าหรือยังไม่ได้ทำเลย

ไอเดียที่สอง | เริ่มเล็กๆแต่ให้ทรงพลัง (และเรียนรู้)

หา S.W.A.T ทีมให้พบ เริ่มโครงการง่ายๆ (แต่ทรงพลัง – Quick win process) แล้วเริ่มต้นทำ ไม่แปลกที่จะพบอุปสรรคหรือความล้มเหลว จงเรียนรู้กับมันแล้วเริ่มต้นใหม่ ในตอนเริ่มต้นในลักษณะนี้เราไม่จำเป็นเลยที่ต้องพิสูจน์ว่าเครื่องมือ robots มันเวิร์คแต่ให้พิสูจน์ไปที่กระบวนการที่ robots มาช่วยได้พัฒนาไปอย่างไร หลายๆครั้งตอนแอดมินไป implement ความสำเร็จในรูปแบบนี้จะเป็น ปากต่อปาก และแผนกอื่นๆ ผู้บริหารจะเรียกเข้าไปสอบถามและอนุมัติให้ทำ robot ในกระบวนการต่อไปเอง

ไอเดียที่สาม | ต้นกล้าสู่ความสำเร็จ

คนนับเป็นทรัพยากรที่สำคัญมากที่สุดในองค์กร จะดีกว่าถ้าไปเริ่มต้นที่การให้ความรู้ความเข้าใจในการสร้าง robots แก่ผู้ใช้งานตัวจริง ซึ่งถ้าเราไปถึงขั้นปรับให้เค้าเป็น Citizen Developers ได้โอกาสแห่งความสำเร็จอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมมือ เพราะคนๆนี้จะเป็นผู้สร้าง โชว์ แชร์ เรื่องราวของ use case ในองค์กรให้เอง ซึ่งในปัจจุบันการเริ่มต้นโครงการไม่เป็นเพียงการสั่งจากด้านบนลงล่าง หรือจากเสียงด้านข้างไปสู่ผู้บริหารอย่างเดียวแล้ว มันเกิดขึ้นได้จากสองด้านเลย สำคัญคือระบบการฝึกอบรมที่จะปรับเปลี่ยนจากผู้ใช้อย่างเดียว ให้เป็นผู้สร้างได้นั่นเอง

ไอเดียที่สี่ | แบ่งปันและรับฟังเรื่องราวของดีมีต้องโชว์ ขั้นตอนนี้จะทำหลังจากผ่านพ้น Quick-win process ไปแล้ว โดยเล่าเรื่องในลักษณะความดีงามของ robots ที่มาช่วยงานของบุคคลคนนั้นๆ หรือทีมงานนั้นๆ เล่าสู่กันฟังทั้งพนักงานทั่วไปในองค์กรทั้ง GenX ไปสู่ GenZ โดยเชื่อได้ว่าถ้ามีการเตรียมแผนการเล่าที่ดีรวมไปถึงการทำ change management ที่ดีความสำเร็จนี้จะถูกส่งต่อไปเป็นแผนการพัฒนา robots เพื่อทุกๆคนในระยะยาว มีเครื่องมืออย่าง UiPath Automation Hub ที่เป็นตัวช่วยบันทึก แบ่งบันและโหวตไอเดียการสร้าง robots อีกด้วย