AutomationJourney – หน้า 2

8 ไอเดียง่ายๆ สู่ความสำเร็จของระบบอัตโนมัติ “Automate to Thrive : 8 steps to launch you automation journey” #2

มาเขียนต่อสำหรับตอนที่สอง โดยอยากให้มองว่า RPA เปรียบเหมือนการเดินทางโดยระหว่างเส้นทางที่เดินจะพบเจออุปสรรค ความเปลี่ยนแปลงหรือดราม่ามากมาย แต่เมื่อองค์กรพร้อม ทีมงานแข็งขันในวันที่เดินไปถึง คุณจะได้องค์กรที่เติบโตรวดเร็วกว่าองค์กรอื่นๆทั่วไปอย่างมากมาย มาตามต่อสำหรับไอเดียที่ 5 กันครับ

ตอนที่หนึ่ง

Just do it
Start small, fail fast
Get tech-savvy employees as RPA advocates
Win over your employees

ตอนที่สอง

Training for the future
Do not set and forget
Get IT on board
Understand what customers want

ไอเดียที่ห้า | ลงทุนสร้างทักษะ

สร้างทักษะสร้าง robots ให้กับ Business User ตั้งแต่เริ่มงานวันแรกในงานปฐมนิเทศหรือฝึกอบรมพนักงาน นำเอา “โค้ช” ซึ่งก็คือคนในองค์กรเป็นผู้นำในการสอน ให้พนักงานรู้จัก เข้าใจการสร้าง 1^st robots เพื่อลดภาระงานของตัวเค้าได้ สิ่งนี้คือสิ่งที่ดีที่สุด ไม่ต้องไปเพิ่งหรือโยนภาระทั้งหมดให้ทีมโปรแกรมเมอร์ องค์กรอาจสนับสนุนด้านเครื่องมือ อุปกรณ์แวดล้อมในการสร้าง ใช้งาน robots พัฒนาไปเรื่อยๆกับเวลาที่ผ่านไป เก่งขึ้นๆพร้อมงานที่มี robots มาช่วยทำให้ประสิทธิภาพงานในภาพรวมดีขึ้น ลงทุนใน RPA ไม่ใช่การลงทุนกับการซื้อโรบอท แต่เป็นการลงทุนกับ “คน”

ไอเดียที่หก | ไม่โลกสวยจนเกินไปนัก

เมือเวลาผ่านไปกับการใช้งาน robots ที่ออกแบบมาอย่างดีในช่วงต้น อาจต้องประสบกับความเปลี่ยนแปลงในหลายๆด้านเช่น application ที่ปรับเปลี่ยนหน้าตา เวอร์ชั่น หรือแม้กระทั่งหน้าตา interface ของ website บางแห่งที่ปรับเปลี่ยน มากไปกว่านั้นคือการปรับเปลี่ยนในกระบวนการ ดังนั้นองค์กรที่มองว่า RPA คือการเดินทาง มักจะไม่ “จบ” โครงการเมื่อพัฒนาเสร็จสิ้น แต่จะมีการวาง “ทีม” ที่จะมาปรับจูน แก้ไข ทำให้ robots ทำงานได้เร็วขึ้น คาดการณ์การต่อขยายการใช้งานในอนาคต เมื่อปิดช่องโหว่และเพิ่มความแข็งแรงให้กับ robots ในกระบวนการต่างๆ ไม่โลกสวยว่าจบแล้ว แต่มันคืองานรูทีนที่ต้องวางแผน ดูแลและทำให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องนั่นเอง

ไอเดียที่เจ็ด | ไอทีคือคนสำคัญ

การประยุกต์ใช้ robots มาช่วยงานนับเป็นนวัตกรรมอย่างหนึ่งได้ แต่ต้องไม่ลืมเรื่องธรรมมาภิบาล การควบคุมดูแล การรักษาความปลอดภัยไซเบอร์ และอืนๆอีกด้วย ต้องไม่ลืมเอาเรื่องเหล่านี้ไปคุยกับหน่วยงานไอทีเสียตั้งแต่แรกเริ่ม เพราะจะได้มุมมองการใช้ RPA กับ application ที่ดีขึ้น แนวคิดด้านความปลอดภัย ถูกต้องกับนโยบายกำกับและสุดท้ายจะได้ความร่วมมือทีดีทำให้การเดินทาง (RPA Journey) ไม่สะดุดเพราะเราไม่ลืมเรื่องราวสำคัญเหล่านี้

ไอเดียสุดท้าย | ทะลุไปมองความต้องการของลูกค้า

บางครั้งการพัฒนา robots มาช่วยงาน นักพัฒนาพยายามเขียนและทำให้ robots ทำงานเก่งๆ ทำงานทุกอย่างโดยลืมไปว่าสิ่งสำคัญคือการตอบ “ความต้องการ” ของลูกค้า เราควรใช้เวลาตอนเริ่มต้นสัก 1-2 วันมานั่งคุยเพื่อให้สิ่งนี้กระจ่างก่อนพัฒนา และต้องไม่ลืม service mind นั้นสำคัญกว่าtechnology มากมายนัก ในงาน call center บางครั้งไม่ถืงขนาดต้องรีบนำ robot ไปทำหน้าที่ทดแทน หรือช่วยเหลือ agent เพียงนำ robot ใช้เรียกค้นข้อมูลสำคัญง่ายๆในระยะเวลาที่รวดเร็ว ฝึกอบรมงานบริการเพื่อให้ touch point นี้ถูกประสานทั้งจิตใจบริการที่ดีเยี่ยมและเทคโนโลยีง่ายๆอย่างRPA แค่นี้ก็ตอบโจทย์แล้ว

ขอบคุณที่ติดตาม และไปหาอ่านเรื่องราวดีๆในด้าน RPA, Digital Transformation กันได้ที่ ไว้พบกันครับ

https://automatconsult.com/blog

Credit:

ข้อมูลและภาพประกอบจาก

https://www.uipath.com/solutions/whitepapers/steps-launch-automation-journey

https://pxhere.com/

8 ไอเดียง่ายๆ สู่ความสำเร็จของระบบอัตโนมัติ “Automate to Thrive : 8 steps to launch you automation journey” #1

หลายคนเห็นไปกันแล้วว่าทุกวันนี้ RPA ไม่ใช่เพียงนวัตกรรมหนึ่งในองค์กรแล้ว แต่เป็น “สิ่งที่ขาดไม่ได้” สำหรับพนักงานไปเสียแล้ว เหมือนได้ “ผู้ช่วยดีๆ” มาแบ่งเบาภาระงานเช่น การคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบ การต้องรวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงาน การทำข้อมูลเงินเดือน ทั้งหมดล้วนเป็นงานที่ต้องใช้เวลา พลังกายเยอะมาก จะดีกว่าถ้ามี “ผู้ช่วย” มาแบ่งเบาหรือไม่ก็ทำแทนไปเลย

วันนี้มาเล่าเนื้อหาบทความดีๆ ในการเริ่มต้นและประสบความสำเร็จไปกับ “การเดินทาง” สู่ระบบอัตโนมัติ หรือ RPA กันครับ ไอเดียดีๆเหล่านี้ได้จากการสำรวจความคิดเห็นของผู้ใช้งานจริง และพิสูจน์มาแล้วว่า “มันใช่เลย” มาดูว่า 8 แนวคิดมีอะไรกันบ้าง

Just do it
Start small, fail fast
Get tech-savvy employees as RPA advocates
Win over your employees
Training for the future
Do not set and forget
Get IT on board
Understand what customers want

ไอเดียที่หนึ่ง | จงเริ่ม และทำมันซะ

ประโยคทองของไนกี้ใช้ได้ดีกับเรื่องนี้ หลายๆครั้งอุปสรรคที่มาตั้งแต่เริ่มคือหลายๆคนคิดว่า RPA จะมาเปลี่ยนแนวทางการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ทุกอย่างที่ทำต้อง automatic ทั้งหมดจนลืมไปว่า การเริ่มต้นอย่างง่ายๆ เข้าใจก่อนว่า RPA จะมาช่วยลดเวลาคนทำงาน ลดความผิดพลาด และหากระบวนการง่ายๆมาพิสูจน์ให้เห็นกันก่อนค่อยต่อขยายออกไป หลายองค์กรคิดและมองไกลจนสุดท้ายเริ่มช้าหรือยังไม่ได้ทำเลย

ไอเดียที่สอง | เริ่มเล็กๆแต่ให้ทรงพลัง (และเรียนรู้)

หา S.W.A.T ทีมให้พบ เริ่มโครงการง่ายๆ (แต่ทรงพลัง – Quick win process) แล้วเริ่มต้นทำ ไม่แปลกที่จะพบอุปสรรคหรือความล้มเหลว จงเรียนรู้กับมันแล้วเริ่มต้นใหม่ ในตอนเริ่มต้นในลักษณะนี้เราไม่จำเป็นเลยที่ต้องพิสูจน์ว่าเครื่องมือ robots มันเวิร์คแต่ให้พิสูจน์ไปที่กระบวนการที่ robots มาช่วยได้พัฒนาไปอย่างไร หลายๆครั้งตอนแอดมินไป implement ความสำเร็จในรูปแบบนี้จะเป็น ปากต่อปาก และแผนกอื่นๆ ผู้บริหารจะเรียกเข้าไปสอบถามและอนุมัติให้ทำ robot ในกระบวนการต่อไปเอง

ไอเดียที่สาม | ต้นกล้าสู่ความสำเร็จ

คนนับเป็นทรัพยากรที่สำคัญมากที่สุดในองค์กร จะดีกว่าถ้าไปเริ่มต้นที่การให้ความรู้ความเข้าใจในการสร้าง robots แก่ผู้ใช้งานตัวจริง ซึ่งถ้าเราไปถึงขั้นปรับให้เค้าเป็น Citizen Developers ได้โอกาสแห่งความสำเร็จอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อมมือ เพราะคนๆนี้จะเป็นผู้สร้าง โชว์ แชร์ เรื่องราวของ use case ในองค์กรให้เอง ซึ่งในปัจจุบันการเริ่มต้นโครงการไม่เป็นเพียงการสั่งจากด้านบนลงล่าง หรือจากเสียงด้านข้างไปสู่ผู้บริหารอย่างเดียวแล้ว มันเกิดขึ้นได้จากสองด้านเลย สำคัญคือระบบการฝึกอบรมที่จะปรับเปลี่ยนจากผู้ใช้อย่างเดียว ให้เป็นผู้สร้างได้นั่นเอง

ไอเดียที่สี่ | แบ่งปันและรับฟังเรื่องราวของดีมีต้องโชว์ ขั้นตอนนี้จะทำหลังจากผ่านพ้น Quick-win process ไปแล้ว โดยเล่าเรื่องในลักษณะความดีงามของ robots ที่มาช่วยงานของบุคคลคนนั้นๆ หรือทีมงานนั้นๆ เล่าสู่กันฟังทั้งพนักงานทั่วไปในองค์กรทั้ง GenX ไปสู่ GenZ โดยเชื่อได้ว่าถ้ามีการเตรียมแผนการเล่าที่ดีรวมไปถึงการทำ change management ที่ดีความสำเร็จนี้จะถูกส่งต่อไปเป็นแผนการพัฒนา robots เพื่อทุกๆคนในระยะยาว มีเครื่องมืออย่าง UiPath Automation Hub ที่เป็นตัวช่วยบันทึก แบ่งบันและโหวตไอเดียการสร้าง robots อีกด้วย

ที่เหลือมาต่อครั้งหน้ากันครับ ขอบคุณทุกคนที่ติดตาม

Credit:

ข้อมูลและภาพประกอบจาก

https://www.uipath.com/solutions/whitepapers/steps-launch-automation-journey

https://pxhere.com/