DigitalTransformation – หน้า 3

10 คำทำนายแนวโน้มระบบ RPA ในปี 2022 #1

ในปัจจุบันภาคธุรกิจเร่งนำเอาระบบ automation มาใช้ในอย่างมากในแทบทุกอุตสาหกรรม มีทั้งหมดแบ่งเป็น 10 แนวโน้มที่จะมีผลต่อการทำงานในคุณในอนาคตอันใกล้นี้ โดยในบทความนี้จะเล่าถึง 3 แนวโน้มแรกในบทความนะครับ

Trend #1: ซีไอโอจะเป็นคนกุมบังเหียนหลักของระบบอัตโนมัติ

จากงานวิจัยของ Mckinsey บ่งบอกถึงมากกว่า 80% ที่องค์กรเพิ่มการใช้งานระบบ automation ไปมากกว่าความเป็น basic implement แต่เป็นการยกระดับไปถึงมาตรฐานของการใช้ระบบ RPA การเชื่อมโยงไปกับกลยุทธขององค์กร ต่อยอดไปถึงการใช้ RPA ในแง่ของการ คำถามที่ CIO โดนถามจะถูกปรับเปลี่ยนจากมันคืออะไร ทำงานทดแทนแรงงานมนุษย์ได้มากน้อยแค่ไหน ไปเป็นคำถามอาทิเช่น

การเชื่อมโยงกลยุทธหลักขององค์กรเข้ากับระบบ automation การมองหามาตรฐานการควบคุม ดูแลระบบให้มีมาตรฐานเพื่อความมั่นคงของระบบ กำกับดูแลกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้ robots ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ปรับการใช้งาน RPA ให้มาเป็นการทำงานด่านหน้าเพื่อสนับสนุนโมเดลการทำธุรกิจใหม่ๆ ไม่ใช่เป็นเพียง back office แบบเดิมอาทิเช่น chat bots, robot for call center หรือ customer self service เป็นต้น
สมดุลการใช้ automation ระหว่างการสร้าง หรือใช้งานจากตรงกลาง หรือการสร้าง robots ขึ้นใช้งานได้เองในแต่ละหน่วยงาน
สร้างการกำกับดูแลระบบให้เชื่อมกับบรรษัทภิบาลขององค์ในแง่มุมต่างๆ

Businessman holding a glass ball,foretelling the future.

Trend #2: การควบรวมเป็นหนึ่งเดียวของระบบ RPA ทั้ง BPA, iPaas, LCAP และ AI

แนวคิด “RPA-plus” ในที่นี้หมายถึงการควบรวมเอาความสามารถของ BPA (business process automation)+ LCAPs (low-code application platforms)+AI+ iPaaS (interation platforms as a service) เข้าไว้ด้วยกัน ทั้งนี้เนื่องด้วยผู้นำการควบรวมจากทาง RPA vendor มีการปรับใช้งาน การเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วมากว่า platform ที่กล่าวข้างต้นอื่นๆ ทั้งหมด โดยในปี 2020 RPA เติบโตจากยอดรายได้ถึงเกือบ 1.9 ล้านล้านดอลล่าร์ และมีโอกาสเติบโตออกไปอีกในอนาคต และเกิดการเติมเต็มความสามารถเข้าไปในระบบ RPA เพื่อเติมในเรื่อง “democratization” และ “scalability” ให้เต็มความสามารถนั่นเอง

โดยมีข้อสังเกตุที่ชัดเจนในสองรูปแบบที่เกิดขึ้นในตลาด convergence RPA คือ

การเพิ่มความสามารถในการสร้าง robot ที่เข้ากันได้กับ เชื่อมต่อได้ง่ายกับระบบปัจจุบันขององค์กร การต้องให้ robot ทำงานกับกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นได้นั้น ระบบ RPA ที่ดีต้องมีการสร้าง UI (user interface) ที่เข้ากันได้กับ RPA ด้วยเทคโนโลยี low-code เป็นต้น หรืออีกตัวอย่างคือ RPA ที่มีเครื่องมือในการสร้าง robot ได้ด้วยผู้ใช้งานเอง สร้างapplication สั้นๆง่ายๆในการรองรับการทำงาน robot เป็นต้น
ผู้เล่นในตลาด RPA จะเริ่มสร้างเครือข่ายหรือลงทุนกับการ “เชื่อมต่อ” ให้ดีและง่ายขึ้นไปอีก (ผ่าน API) การทำ plug in ต่างๆ กับ application ที่มีผู้ใช้ในตลาดจำนวนมาก และการมองถึงการเป็น RPA ที่มีหน้าที่จัดการบริหาร robot และกำหนดควบคุมการใช้งาน (governance) ภายใต้ระเบียบข้อบังคับ การดูแลระบบรักษาความปลอดภัย การทำงานของ robot ให้ดียิ่งขึ้น นี่เป็นที่มาของคำว่า RPA-plus

Trend #3: การก่อกำเนิด layer ใหม่ของ RPA (automation layer)

เป็นการมองอนาคตถึงแนวคิดที่ว่าองค์กรยุคใหม่จะมีการนำเอาหลักคิด “robot for every person” เฉกเช่นการให้พนักงานทุกคนมีอีเมลเป็นของตนเองเพื่อเอาไว้สื่อสารเป็นต้น แต่แนวคิดนี้คือให้พนักงาน (ทุกคน) มี digital desktop assistant มาทำงานเชื่อมต่อกับกระบวนการขององค์กรที่ส่วนมากมีหลากหลาย enterprise systems, web application หรือระบบเก่าๆอย่าง legacy systems ที่ไม่ค่อยมี api ในการเชื่อมต่อมากนัก

การเชื่อมด้วย RPA ที่ทำได้อย่างรวดเร็วนี้จะก่อให้เกิดรูปแบบ “ชั้น” ใหม่ขึ้นเรียกว่า automation layer ที่จะเป็น stacks บนสุดของapplication stacks ซึ่งใน “ชั้น” หรือ layer ใหม่นี้จะอยู่ระหว่างผู้ใช้งาน และระบบ enterprise ต่างๆ โดยมีเครื่องมือสำหรับสร้าง robot มาช่วยนำเข้าข้อมูล เปิดปิดระบบ พิมพ์รายงาน มี plugin การเชื่อมต่อต่างๆ เก็บเอาไว้และระบบที่ทำหน้าที่ maintenance และ governance อีกด้วย

สุดท้ายด้วย layer ใหม่นี้จะทำการเกิดแนวคิดในการทำ digital process ได้ง่าย รวดเร็วและมีมาตราฐานเพื่ออำนวยให้ผู้ใช้งานสร้าง digital robot เพื่อ rethink กระบวนงานใหม่ๆที่สร้างสรรค์ และพ้นขีดจำกัดจาก technology fragmentation (การมีระบบที่แตกต่าง หลากหลายและเชื่อมต่อได้ยากเย็น) ได้ในที่สุด

Source:

https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/the-top-trends-in-tech

https://www.uipath.com/blog/automation/top-automation-trends-2022

ยกระดับ Business Intelligence & Analytics ด้วยระบบอัตโนมัติ – Unlocks the Full Potential of BI and Analytics #3

ตอนจบของซีรีย์นี้กันครับ มาทบทวนสักนิดสำหรับ 5 แนวทางที่จะใช้ RPA ในการปลดล๊อค Business Intelligence & Data Analytics …. ตอนนี้จะกล่าวถึงสองแนวทางสุดท้าย

– Improve data quality

– Analyze data from any system

– Take action when and where you make decisions

– Use BI data in complex business and IT process automations

– Democratize BI through automated reports

Use BI data in complex business and IT process automations

หลายๆองค์กรใช้การดึงข้อมูลและแสดงผลให้ช่วยในการ “มองเห็น” สถานะทางด้านธุรกิจมากขึ้น และเช่นกันเราสามารถนำเอาความสามารถนี้ของ BI มาใช้ในการพัฒนากระบวนการธุรกิจให้ดีขึ้นได้ด้วยตัวอย่างเช่น เมื่อเราใช้ ETL, BI ดึงข้อมูลการเงินออกมา หากเข้าเงื่อนไขการจ่ายเงินที่มีเครดิตเทอมในมูลค่าสูงๆ เราอาจพัฒนางาน robots มาช่วยในการส่งข้อความเตือนการจ่ายในครั้งนี้ (reminder) การมอบหมายหน้าที่นี้ให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงให้รับทราบหรือทำการอนุมัติกระบวนการนี้ หรือในอีกตัวอย่างหนึ่งเช่น หากระบบ BI ดึงข้อมูล IT Asset ออกมาแล้วพบว่าในระบบมีทรัพยากรที่ถูกใช้งานอยู่แต่ยังไม่ได้ทำการ patching เราก็ให้ bots ช่วยทำให้ได้หรือหากตรวจจากข้อมูลพบว่าทรัพยากรไม่ได้ถูกใช้งาน (usages) อย่างคุ้มค่าหรือไม่เพียงพอ เราก็อาจให้ robots ช่วยจัดสรรให้ได้อย่างอัตโนมัติเป็นต้น

Democratize BI through automated reports

เมื่อเรามีการดึงข้อมูลมาวิเคราะห์ที่ดีแล้ว สิ่งที่ดีไปกว่านั้นคือการแบ่งปันข้อมูลให้ก้บหน่วยงานอื่นๆ ที่จะได้ใช้อย่างเหมาะสม โดยอาจพิจารณาการแชร์ข้อมูลผ่านระบบ RPA ให้จัดทำและส่งข้อมูลในรูปแบบ data export (no coding) การปรับสอดแทรกข้อมูลรูปภาพไปกับรายงานในรูปแบบ PDF (ป้องกันการเข้าถึง การแก้ไขภายหลัง) หรือการเปลี่ยนมุมมองเป็นกราฟแล้วส่งไปเป็นMicrosoft Powerpoint ส่วนช่องทางก็ทำผ่านช่องทางปกติเช่น Email, slack, MS Team

Source:

https://www.uipath.com/blog/automation/5-ways-automation-unlocks-bi-analytics-full-potential

ยกระดับ Business Intelligence & Analytics ด้วยระบบอัตโนมัติ – Unlocks the Full Potential of BI and Analytics #2

Analyze data from any system

เข้าถึงจัดการข้อมูลจากหลากหลายแหล่ง เพื่อการวิเคราะห์ได้ง่ายกว่าเดิม “Analyze data from any system” ปฎิเสธไม่ได้ว่าข้อมูลไม่ได้ถูกจัดระเบียบมาเพื่อให้เครื่องมืออย่าง ETL, Datawarehouse หรือ API ดึงมาง่ายๆ แต่ชีวิตจริงในองค์กรใหญ่อย่างประกันหรือธนาคารเองยังคงมี legacy systems ระบบเก่าแก่ เสถียรภาพสูงที่ปัจจุบันทำงานเก็บข้อมูลเป็นหลักอยู่เช่น ซึ่งระบบพวกนี้การเข้าเรียกโดยใช้การเขียนโปรแกรมไปดึง หรือ ETL ตรงๆ จากระบบไมใช่เรื่องง่าย ซึ่งหากพิจารณานำเอา RPA มาใช้ในเรื่องนี้ สามารถทำได้ทันทีง่ายและรวดเร็ว

อีกทั้งหากองค์กรยังมีพวกแหล่งข้อมูลที่ไม่เป็นโครงสร้างเช่น ข้อความ อีเมล ข้อมูลจากการวิเคราะห์เว็บไซด์หรือแม้กระทั่งพวกรูปภาพ ลายมือเขียน สเปรดชีต PDF ไฟล์ต่างๆ ทุกวันนี้ระบบ RPA ไปต่อเชื่อมกับพวก ML, NLP, OCR เพื่อดึงข้อมูลต่างๆเหล่านี้มาเพื่อช่วยจัดระเบียบข้อมูลและวิเคราะห์ได้ดีเลยทีเดียว

RPA with various data — robots can extract data from various data

Take action when and where you make decisions

แน่นอนว่าผลลัพธ์ของระบบการวิเคราะห์คือช่วยตัดสินใจ แต่จะดีไปกว่านั้นถ้าเราเตรียม “action” ต่างๆ เอาไว้หากผลของข้อมูลมันได้บ่งชี้อาการทางธุรกิจออกมา นี่ถือเป็นการอัพเลเวลของระบบ analytics กันเลยทีเดียว ปัจจุบันทั้งซอฟต์แวร์ BI tools รุ่นใหม่ๆเช่นTableau เองก็มีการต่อเชื่อมร่วมกันโดยเอา UiPath RPA ไปเชื่อมแล้วหากเกิดข้อมูลจากการวิเคราะห์ใน dashboard เช่นวิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลังแล้วระดับสินค้าออกมาต่ำกว่าปกติชัดเจน เราอาจเชื่อม action ด้วย RPA เข้าไปให้ระบบสามารถกด click ที่หน้าจอ dashboard แล้วให้ robots ไปเปิดกระบวนการสั่งสินค้ามาเติมสต๊อกใน ERP ได้เป็นต้น

หรือในอีกตัวอย่างที่ไม่ซีเรียสขนาดนั้น อาจเป็นการดึงข้อมูลลูกค้ามุ่งหวังมาวิเคราะห์ คัดสรร แล้วเชื่อมปุ่มการส่งอีเมลให้ไปเรียนเชิญมาร่วมงานที่เราจัดเฉพาะให้กลุ่มเหล่านั้นเป็นต้น ไม่ต้องเขียนโปรแกรม ไม่ต้องติดตั้งอะไรมากกว่าที่กล่าวมาทั้งหมดเพียงเชื่อม BI tools + RPA เท่านั้น ทั้งนี้เพื่อยกระดับให้การวิเคราะห์ข้อมูลก้าวข้ามไปอีกขั้นได้เลย

Source:

https://www.uipath.com/blog/automation/5-ways-automation-unlocks-bi-analytics-full-potential

https://www.uipath.com/resources/automation-case-studies/once-nonprofit-organization-rpa

ยกระดับ Business Intelligence & Analytics ด้วยระบบอัตโนมัติ – Unlocks the Full Potential of BI and Analytics

หนึ่งในผลลัพธ์จากแบบสำรวจของฮาร์วาร์ด บิสซิเนส สคูล (HBR) บอกว่าในโลกธุรกิจปัจจุบันหลายองค์กรอยากที่จะก้าวสู่ Agile, Innovative, Data driven มาปรับใช้เพื่อยกระดับการแข่งขัน ผลสำรวจบ่งออกมาถึงขั้นที่เรียกว่า “สำคัญมาก” และ “จำเป็นมากที่สุด” กันไปแล้ว โดยแน่นอนเมื่อมีข้อมูลที่ดี การตัดสินใจ คาดคะเน และนำไปใช้ย่อมถูกต้อง วันนี้เรามารู้กันครับว่าหากได้นำระบบอัตโนมัติหรือ automation เข้ามาช่วยอีกจะยิ่งเพิ่มศักยภาพมากขึ้นไปมีแนวดังนี้

Improve data quality
Analyze data from any system
Task action when and where you make decisions
Use BI data in complex business and IT process automations
Democratize BI through automated reports

เนื่องด้วยความที่ผู้เขียนอยู่ในวงการ Business Intelligence and Data warehouse มาพอสมควร จะมีความเห็นค่อนข้างเยอะและ blog ในตอนนี้ออกจะยาวหน่อย ขอแบ่งเป็นห้าตอนย่อยนะครับ

Improve data quality

โหลดข้อมูลขยะเข้าไป เราก็ได้ข้อมูลจากการประมวลผลโมเดล พยากรณ์ที่ผิดพลาด และจะพาไปถึงความไม่เชื่อมั่น ไม่เชื่อถือในองค์กรของทีมงาน (น่ากังวลมาก) ขั้นตอนแรกซึ่งนับเป็นขั้นตอนที่ “สำคัญ” มากที่สุดคือการจัดเตรียมข้อมูล (data preparation) ซึ่งบางครั้งใช้เวลามากกว่า 80% ของกระบวนการสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลกันเลยทีเดียว และเหลือ 20% เอาไว้แปรผล วิเคราะห์นำไปใช้ ซึ่งถือว่าเยอะมากๆ

ถ้าหากมีการปรับนำเอา automating data collection – cleansing – data repair ผ่านเครื่องมือ Tableau Prep มาช่วยจะลดเวลาในขั้นการจัดเตรียมไปได้มาก

ทั้งนี้ในปัจจุบันมีหลายๆองค์กรปรับเอา RPA มาใช้ในการดึงข้อมูลจากหลายๆแหล่ง หลายๆระบบ มาจัดเตรียมข้อมูล ตรวจความถูกต้องให้พร้อมสำหรับการนำไปใช้ใน BI Reports เป็นต้น อาทิผู้ใช้ที่เป็นองค์กรการกุศลใหญ่จากสเปน (ONCE – ONCE- National Organization of Spanish blind people)ใช้ดึงข้อมูลสต๊อคล็อตตาลี่คงเหลือที่มีข้อมูลมหาศาลจาก 28 ตัวแทน (ที่มีลักษณะการขาย การสต๊อคล็อตตารี่แตกต่างกัน) ด้วยการ login เข้าไปในระบบ ดึงข้อมูลไฟล์หลักมารวมกัน ปรับตามรูปแบบที่ต้องการ นำข้อมูลมารวมกันโดยไม่ต้องคนทำหน้าที่นี้ในการจัดเตรียม แค่เหลือหน้าที่ให้คนมาตรวจสอบในขั้นตอนสุดท้ายก่อนการนำข้อมูลผ่านไปยังระบบอื่นๆเป็นต้น

อีกทั้งการดึงข้อมูลจากเอกสาร (document extraction) ดึงข้อมูลจาก log file, data synchronization ต่างๆ ปัจจุบันองค์กรก็นิยมนำเอา RPA มาช่วยงาน อย่างองค์กรอีกแห่งจากประเทศอังกฤษ (Brent Council) เอาแนวคิดพวกนี้มา implement ใช้งานและลดระยะเวลาการทำงานปกติ (manual) จากการเตรียมข้อมูลต่อหนึ่ง transaction จาก 4 นาทีต่อลูกค้าเหลือ 40 วินาที ทั้งยังลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลเข้าได้อีก (human error)…. ปัจจุบัน RPA เลยถูกนำไปเข้าช่วยในเรื่องการดึงข้อมูล นำเข้าข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลได้หลากหลายแนวทาง โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม ไม่ต้องใช้โปรแกรม ETL อีกต่อไป ทั้งนี้จะขอกล่าวต่อไปในตอนข้างหน้าครับ

Source:

https://www.uipath.com/blog/automation/5-ways-automation-unlocks-bi-analytics-full-potential https://www.uipath.com/resources/automation-case-studies/once-nonprofit-organization-rpa

ระบบอัตโนมัติกับ รูปแบบการทำงานใหม่ (Hybrid Work)

สถานการณ์โควิดเป็นทั้งแรงผลักและแรงดัน รวมไปถึงขับเคลื่อนอย่างรวดเร็วสู่การทำงานแบบรีโมท (ทำงานจากระยะไกล เช่นจากที่บ้าน) แต่ไม่ใช่ทุกคนจะหลงรักการทำงานในรูปแบบนี้เพราะหลายๆงานมันยากมากขึ้น ใช้เวลามากขึ้นกว่าจะเช็คกว่าจะเคลียร์ความเข้าใจกับเพื่อนร่วมงานและนำข้อมูลเข้าประมวลผล เป็นผลให้งานวิจัยมากมายอย่างของ Saleforce research บอกเลยว่า 64% อยากกลับเข้าทำงานในออฟฟิศ (ในรูปแบบเดิม) เป็นที่มาของแรงบีบให้ผู้บริหารต้องปิดตา เปิดหู รับฟังมากขึ้นและต้องจัดเตรียมทรัพยากรในการรองรับการทำงานในรูปแบบใหม่ “Hybrid working” ให้ดีที่สุดดังตัวอย่างจากประเทศสหรัฐอเมริกาเรื่องการลงทุนด้านไอทีดังนี้

เครื่องมือสำหรับพนักงานในการประชุม online (72%)
ระบบรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่อต่างๆ (70%)
การฝึกอบรมสู่พนักงานในการประชุม ทำงานรูปแบบ online (64%)
ปรับห้องประชุมเพื่อรองรับการทำ virtual connectivity มากขึ้น (อุปกรณ่ต่างๆในห้องประชุม การถ่ายทอดสด และอื่นๆ)(54%)

อนาคตอันใกล้คำว่า “Hybrid work” จะเป็นสิ่งที่ทุกคนคุ้นเคยอย่างแน่นอนเนื่องด้วยปัจจัยที่กล่าวไปข้างต้น โจทย์จึงมาอยู่ที่ผู้บริหารต้องวางแผนการทำงานในรูปแบบนี้ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ทั้งนี้ไม่ใช่คิดแค่ desktop PC สำหรับโต้ะพนักงาน และ notebook สำหรับแจกเพื่อให้ทำงานจากที่บ้านแค่นั้น แต่ต้องรวมไปถึงการคิดนอกกรอบอื่นๆเพิ่มขึ้นไปด้วยเช่นการวางแผนงบประมาณ การสนับสนุนการทำงานในรูปแบบใหม่ซึ่งต้องพิจารณารูปแบบว่า technology ที่องค์กรใช้อยู่ในปัจจุบันรองรับทั้งหมดหรือไม่ซึ่งพระเอก ณ ตอนนี้น่าจะเป็นระบบ cloud infra รวมไปถึงบริการ managed service ทั้งหลายที่จะมาช่วยองค์กร (การลงทุนใน hardware, software จะหดหายไปบ้าง) ระบบรักษาความปลอดภัยเองก็จำเป็นต้องถูกอัพเกรดให้แข็งแกร่งมากขึ้นไปตามสถานการณ์

และแน่นอนพระเอกคนสำคัญที่จะมาช่วยให้การทำงานในแบบ Hybrid Work รวดเร็วขึ้น ผิดพลาดน้อยลง ไม่เปลี่ยนแปลงแนวปฎิบัติมากมายนักคงเป็นระบบ automation อย่างที่สถาบันวิจัย Forrest research กล่าวไว้ว่า “เมื่อสถานการณ์โรคระบาดคลี่คลายลงไป องค์กรจะถูกปรับโครงสร้างอย่างรุนแรงด้วยความจริงที่ว่าพนักงานสามารถทำงานได้จากนอกออฟฟิศ ระบบอัตโนมัติจะเข้ามาปรับทรัพยากรที่ไร้คุณค่า จัดกระบวนการทำงานใหม่ให้องค์กรพร้อมสำหรับโลกธุรกิจใหม่”

ความจริงนี้ถูกส่งผ่านการลงทุน การ implement ระบบ RPA ในองค์กรใหญ่ๆมากมายโดยมีมากกว่า 56% ที่ใช้ระบบนี้อยู่ (และจะพัฒนาต่อไป) อีก 17% วางแผนจะใช้งานในปีหน้า และ 8% วางแผนจะใช้ในอีกสองปี นั่นหมายถึงการ shift to hybrid work model เกือบจะทั้งหมด … ลองคิดดูหากท่านยังไม่ได้พิจารณาในเรื่องราวเหล่านี้ในองค์กรของท่านจะถูกทิ้งห่างไปไกลขนาดไหน

ดังนั้นมาเรียนรู้เพื่อให้เข้าใจเทคโนโลยี ที่จะเป็นตัวยกระดับการทำงานขององค์กรของคุณกันเถอะ…

robotic process automation concept

credit:

https://www.uipath.com/blog/digital-transformation/hybrid-work-model-needs-new-tech-stack

8 ไอเดียง่ายๆ สู่ความสำเร็จของระบบอัตโนมัติ “Automate to Thrive : 8 steps to launch you automation journey” #2

มาเขียนต่อสำหรับตอนที่สอง โดยอยากให้มองว่า RPA เปรียบเหมือนการเดินทางโดยระหว่างเส้นทางที่เดินจะพบเจออุปสรรค ความเปลี่ยนแปลงหรือดราม่ามากมาย แต่เมื่อองค์กรพร้อม ทีมงานแข็งขันในวันที่เดินไปถึง คุณจะได้องค์กรที่เติบโตรวดเร็วกว่าองค์กรอื่นๆทั่วไปอย่างมากมาย มาตามต่อสำหรับไอเดียที่ 5 กันครับ

ตอนที่หนึ่ง

Just do it
Start small, fail fast
Get tech-savvy employees as RPA advocates
Win over your employees

ตอนที่สอง

Training for the future
Do not set and forget
Get IT on board
Understand what customers want

ไอเดียที่ห้า | ลงทุนสร้างทักษะ

สร้างทักษะสร้าง robots ให้กับ Business User ตั้งแต่เริ่มงานวันแรกในงานปฐมนิเทศหรือฝึกอบรมพนักงาน นำเอา “โค้ช” ซึ่งก็คือคนในองค์กรเป็นผู้นำในการสอน ให้พนักงานรู้จัก เข้าใจการสร้าง 1^st robots เพื่อลดภาระงานของตัวเค้าได้ สิ่งนี้คือสิ่งที่ดีที่สุด ไม่ต้องไปเพิ่งหรือโยนภาระทั้งหมดให้ทีมโปรแกรมเมอร์ องค์กรอาจสนับสนุนด้านเครื่องมือ อุปกรณ์แวดล้อมในการสร้าง ใช้งาน robots พัฒนาไปเรื่อยๆกับเวลาที่ผ่านไป เก่งขึ้นๆพร้อมงานที่มี robots มาช่วยทำให้ประสิทธิภาพงานในภาพรวมดีขึ้น ลงทุนใน RPA ไม่ใช่การลงทุนกับการซื้อโรบอท แต่เป็นการลงทุนกับ “คน”

ไอเดียที่หก | ไม่โลกสวยจนเกินไปนัก

เมือเวลาผ่านไปกับการใช้งาน robots ที่ออกแบบมาอย่างดีในช่วงต้น อาจต้องประสบกับความเปลี่ยนแปลงในหลายๆด้านเช่น application ที่ปรับเปลี่ยนหน้าตา เวอร์ชั่น หรือแม้กระทั่งหน้าตา interface ของ website บางแห่งที่ปรับเปลี่ยน มากไปกว่านั้นคือการปรับเปลี่ยนในกระบวนการ ดังนั้นองค์กรที่มองว่า RPA คือการเดินทาง มักจะไม่ “จบ” โครงการเมื่อพัฒนาเสร็จสิ้น แต่จะมีการวาง “ทีม” ที่จะมาปรับจูน แก้ไข ทำให้ robots ทำงานได้เร็วขึ้น คาดการณ์การต่อขยายการใช้งานในอนาคต เมื่อปิดช่องโหว่และเพิ่มความแข็งแรงให้กับ robots ในกระบวนการต่างๆ ไม่โลกสวยว่าจบแล้ว แต่มันคืองานรูทีนที่ต้องวางแผน ดูแลและทำให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องนั่นเอง

ไอเดียที่เจ็ด | ไอทีคือคนสำคัญ

การประยุกต์ใช้ robots มาช่วยงานนับเป็นนวัตกรรมอย่างหนึ่งได้ แต่ต้องไม่ลืมเรื่องธรรมมาภิบาล การควบคุมดูแล การรักษาความปลอดภัยไซเบอร์ และอืนๆอีกด้วย ต้องไม่ลืมเอาเรื่องเหล่านี้ไปคุยกับหน่วยงานไอทีเสียตั้งแต่แรกเริ่ม เพราะจะได้มุมมองการใช้ RPA กับ application ที่ดีขึ้น แนวคิดด้านความปลอดภัย ถูกต้องกับนโยบายกำกับและสุดท้ายจะได้ความร่วมมือทีดีทำให้การเดินทาง (RPA Journey) ไม่สะดุดเพราะเราไม่ลืมเรื่องราวสำคัญเหล่านี้

ไอเดียสุดท้าย | ทะลุไปมองความต้องการของลูกค้า

บางครั้งการพัฒนา robots มาช่วยงาน นักพัฒนาพยายามเขียนและทำให้ robots ทำงานเก่งๆ ทำงานทุกอย่างโดยลืมไปว่าสิ่งสำคัญคือการตอบ “ความต้องการ” ของลูกค้า เราควรใช้เวลาตอนเริ่มต้นสัก 1-2 วันมานั่งคุยเพื่อให้สิ่งนี้กระจ่างก่อนพัฒนา และต้องไม่ลืม service mind นั้นสำคัญกว่าtechnology มากมายนัก ในงาน call center บางครั้งไม่ถืงขนาดต้องรีบนำ robot ไปทำหน้าที่ทดแทน หรือช่วยเหลือ agent เพียงนำ robot ใช้เรียกค้นข้อมูลสำคัญง่ายๆในระยะเวลาที่รวดเร็ว ฝึกอบรมงานบริการเพื่อให้ touch point นี้ถูกประสานทั้งจิตใจบริการที่ดีเยี่ยมและเทคโนโลยีง่ายๆอย่างRPA แค่นี้ก็ตอบโจทย์แล้ว

ขอบคุณที่ติดตาม และไปหาอ่านเรื่องราวดีๆในด้าน RPA, Digital Transformation กันได้ที่ ไว้พบกันครับ

https://automatconsult.com/blog

Credit:

ข้อมูลและภาพประกอบจาก

https://www.uipath.com/solutions/whitepapers/steps-launch-automation-journey

https://pxhere.com/

ระบบอัตโนมัติสำหรับทุกคนในองค์กร “A Robot For Every Person” กุญแจสู่ความสำเร็จของ Digital Transformation

ในทุกวันนี้หลายๆองค์กรทำโครงการ Digital Transformation ไปในหลากหลายในทุกวันนี้หลายองค์กรทำโครงการ Digital Transformation ไปในหลากหลายทิศทาง บทความวันนี้จะแชร์ในอีกหนึ่งมุมมองโดยเน้นที่ “ทรัพยากรบุคคล” ที่น่าจะสำคัญมากที่สุดสำหรับองค์กรที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางที่ท้าทายมากๆ จะดีกว่านี้หรือไม่หากเราขับเคลื่อนกระบวนการนวัตกรรมผ่าน “ความเห็นชอบ” โดยให้เครื่องมือที่ไปช่วยลดการทำงานซ้ำๆ ปริมาณมาก ให้พนักงานไปทำงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์ การตัดสินใจยากๆแทน และให้โอกาสกับพนักงานด่านหน้า ที่เค้า “เห็น” ปัญหาที่ชัดเจนกว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ขับเคลื่อนโครงการสู่ความสำเร็จ

ไม่แปลกเมื่อโดยปกติการนำโครงการจะเป็นในลักษณะบน-ล่าง โดยผู้บริหารโครงการจะอาจจะเป็น CIO หรือทีมงานบริหารโครงการที่มักจะมองไปในบนกว้างโดยเริ่มจากระบบ (systems) หรือกระบวนการ (workflows) ซึ่งเรามักจะพบระบบในกระบวนการต่างๆที่ไม่ต่อเชื่อมและทำให้เกิดความซับซ้อนในการแก้ไข ทำให้การพัฒนาล่าช้าและต้องใช้เทคโนโลยีใหม่ๆในการจัดการ ซึ่งก็ตามมาด้วยต้นทุนที่สูงและใช้ระยะเวลานาน แต่เมื่อลองมา “คิดแบบกลับหัว” Bottom-up เราจะเห็นได้ว่าพนักงานด่านหน้าจะใกล้ชิดและ “รู้ปัญหา” ดีกว่า เค้ารู้ว่างานไหนสำคัญ งานไหนต้องทำบ่อยแค่ไหนดีกว่าทีมงานโครงการ ถ้าองค์กรให้เครื่องมือพร้อมความรู้ในการจัดการได้ พนักงานจะให้ความร่วมมือเป็นอย่างดีเพราะเครื่องมือที่เราให้เขานั้น “ตอบโจทย์” กับแผนกหรือตัวเขาโดยตรง และระบบจะถูกปรับเป็นดิจิตอลโดยอัตโนมัติเพราะเขาจะเป็นผู้โหวต ผู้เห็นชอบและให้ความร่วมมือกับการปรับเปลี่ยนกระบวนการเป็นระบบอัตโนมัติ (robots) เอง หรือแม้กระทั่งเป็นผู้สร้าง ผู้ดูแลและใช้งานเองด้วย เมื่อทุกคนในทีมร่วมใจ ไร้แรงต่อต้านและใช้เครื่องมือที่ง่ายก็จะทำให้การปรับกระบวนการจาก manual process – digital process ผ่านการทำ automation เป็นได้ดั่งที่วางแผนกันเอาไว้

ทั้งนี้ IDC ได้มีบทวิจัยที่พูดถึงความพึงพอใจถึง 71% เมื่อมีเครื่องมือ (robots) มาช่วยพนักงานที่อยู่ด่านหน้า เราจะได้ปริมาณพร้อมจำนวนคุณภาพของ robots ที่จะมาช่วยงานกระบวนที่ต้องทำบ่อยๆได้โดยอัตโนมัติ โดยอาจจะแบ่งวิธีการทำงานร่วมกันระหว่าน คน vs หุ่นยนต์ (robots) ได้หลากหลายแนวทางดังนี้

การแบ่งเบาภาระงานให้กับ robots ไปทำแทน (คนสั่งให้ robots ไปทำแทนเลย)
การพูดคุยและประสานงานกับ robots (robots ทำแล้วมาถามหากเจอเงื่อนไขต่างๆว่าต้องทำอะไรต่อ)
ทำงานควบคู่กันไป ไม่รบกวนซึ่งกันและกัน (ต่างฝ่ายต่างทำงานประสานกัน ในเวลาเดียวกันได้)
เชื่อมต่อระหว่างคนและ robots ด้วย web application หรือ mobile เป็นต้น (ไร้รอยต่อ)

สู่ยุคของ “Democratize Innovation” การฟังเสียงส่วนมากเพื่อการพัฒนานวัตกรรม โดยหลักคิดคือองค์กรให้ความรู้เรื่องระบบอัตโนมัติ องค์ความรู้ในเครื่องมือทางเทคนิคที่เหมาะสมกับพนักงานในแผนกต่างๆ และให้ทุกคนมี “สิทธิ์” ในการออกไอเดียในการเลือกพัฒนา robots สำหรับกระบวนการต่างๆ สิทธิ์ในการใช้เครื่องมือเหล่านี้ก็เพื่อตอบโจทย์งานในปัจจุบันของเขานั่นเอง โดยเราแบ่งเครื่องมือนี้ออกเป็นสองรูปแบบ (ยกตัวอย่างจาก RPA platform – UiPath) เพื่อให้องค์กรขับเคลื่อนไปสู่การเป็น Fully automated enterprise อีกทั้งยังคำนึงถึงการควบคุมนโยบายองค์กรที่ถูกต้องและรัดกุมอีกด้วย

การให้ช่องทางในการออกไอเดีย ระดมความคิด และการให้เครื่องมือที่ง่ายในการพัฒนา robots ขึ้นมาจากตัวพนักงานด่านหน้าเอง – UiPath StudioX, Automation Hub
การใช้เครื่องมือที่ช่วยให้การเข้าถึง robots ง่ายขึ้นไปอีก เช่นเข้าถึง สั่งงาน ติดตาม robots ผ่านทาง Mac, Mobile หรือ web application เป็นต้น – UiPath Assistant, UiPath App

หมายเหตุ – การขยายการใช้งาน robots โดยไม่ลืมแนวคิดของ Governance (นโยบาย ความปลอดภัยและความถูกต้อง) – UiPath Orchestrator

สรุป บทความนี้จะเน้นไปถึงแนวคิดใหม่ที่องค์กรในยุคนี้ต้องคำนึงถึง หากอยากจะประสบความสำเร็จในการทำ Digital Transformations และการปรับปรับระบบในปัจจุบันให้เป็นระบบอัตโนมัติและปรับให้เป็นดิจิตอล โดยการใช้เครื่องมือที่ง่ายและได้รับการยอดรับจากพนักงานทุกฝ่าย ทุกแผนก เพราะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พวกเขา “โหวต” หรือ “สร้าง” หรือ “กำหนด” ได้ด้วยตนเอง โดยทุกอย่างจะอยู่ในความควบคุมในด้านนโยบายความถูกต้องและปลอดภัย ซึ่งไม่แน่ว่าในอนาคตอันใกล้ ทุกคนในองค์กรจะสามารถใช้งาน สร้าง robots ได้เหมือนทุกวันนี้ที่ในทุกองค์กรจะให้ อีเมลแอคเค้าน์ พื้นที่จัดเก็บ หรือระบบ office ใช้กันทุกคน

อ้างอิงจาก

Gartner predicts (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-21-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-software-revenue-to-reach-nearly-2-billion-in-2021)

A_Robot_for_Eevery_Person_White_Paper (https://www.uipath.com/rpa/robot-every-person)